Polisi Preifatrwydd

Datganiad Preifatrwydd Elusen Aloud

Mae Elusen Aloud yn Parchu Eich Preifatrwydd ac mae wedi ymrwymo i’w ddiogelu.

Mae’r dudalen hon yn nodi manylion hysbysiad preifatrwydd Elusen Aloud. Mae’n rhoi gwybod i chi sut y byddwn yn defnyddio’r wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch chi. Mae hefyd yn dangos ein bod yn cydymffurfio â Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) 2018, Deddf Diogelu Data 2018 a’r Rheoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebu Electronig (PECR). Gall y polisi hwn newid o bryd i’w gilydd.

1. Pwy ydym ni

Elusen wedi’i lleoli yng Nghymru yw Elusen Aloud sy’n trawsnewid bywydau trwy bŵer canu.

Cyfeiriad cofrestredig: Tŷ Derw, Lime Tree Court, Parc Busnes Porth Caerdydd, Caerdydd CF23 8AB

Rydym wedi cofrestru fel Elusen yng Nghymru a Lloegr, rhif cofrestru: 1147922, ac yn gwmni a wedi’i gofrestru yng Nghymru a Lloegr, rhif 8116295.

2. Pam mae angen y polisi hwn arnom ni?

Mae angen i bron i bob sefydliad gasglu rhywfaint o ddata personol i gyflawni eu gweithgareddau.

Mae Elusen Aloud yn gyfrifol am y data rydych chi’n ei ddarparu i ni. Mewn cyfraith diogelu data, y term am hyn yw bod yn rheolydd data. Mae hyn yn golygu ein bod wedi penderfynu sut i gasglu a defnyddio eich data personol ac yn gyfrifol am sicrhau bod eich data yn gywir, yn cael ei gadw’n ddiogel, a’i fod yn cael ei ddefnyddio’n gyfreithlon, yn deg ac mewn ffordd dryloyw. Bydd unrhyw ddata a roddwch i ni yn cael ei brosesu at ddibenion ein gwaith fel elusen yn unig. Bydd hyn yn bennaf er mwyn rhoi gwybod i chi am ein gweithgareddau, sicrhau bod gennych y berthynas orau bosibl a pherthnasol â ni ac, os ydych yn un o’n cyfranogwyr, sicrhau eich bod yn ddiogel tra byddwch gyda ni.

Rydyn ni wedi ceisio gwneud y polisi hwn mor hawdd i’w ddeall â phosibl fel y gallwch fod yn sicr bod eich data yn cael ei gasglu, ei ddefnyddio a’i storio’n briodol.

Mae’r polisi hwn yn dweud wrthych pam mae angen i ni gasglu eich data, sut rydym yn storio ac yn defnyddio eich data a’ch hawliau cyfreithiol i ddiwygio neu ddileu eich data o’n cofnodion.

3. Pa fath o ddata rydym yn ei gasglu

Rydym yn casglu data personol amdanoch pan fyddwch yn cofrestru ar gyfer ein gweithgareddau neu gylchlythyrau, pan fyddwch yn rhoi rhodd i ni, pan fyddwch yn prynu rhywbeth gennym, pan fyddwch yn dod yn aelod o staff neu’n wirfoddolwr, neu pan fyddwch yn cysylltu â ni. Fel arfer, mae hyn yn cael ei wneud drwy ein pyrth ar-lein, ein gwefan neu drwy ohebiaeth ysgrifenedig â ni naill ai drwy e-bost neu drwy’r post.

Bydd y mathau o ddata a gasglwn gennych yn wahanol yn dibynnu ar pam eich bod yn cysylltu â ni. Gallai’r data hwn gynnwys:

• Data personol fel eich enw a’ch teitl, dyddiad geni, cyfeiriad post, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn
• Gwybodaeth am sut yr hoffwch i ni gysylltu â chi fel eich dewis iaith a rhagenw
• Data monitro cydraddoldeb fel oedran, anabledd, hil, crefydd neu gred, cyfeiriadedd rhywiol, rhyw
• Gwybodaeth am gyflyrau iechyd, gofynion mynediad a manylion cyswllt mewn argyfwng
• Ffotograffau
• Storïau neu ddyfyniadau am effaith ein gwaith

Yn ogystal â’r uchod, rydym yn casglu data am unrhyw gyswllt a gewch â ni fel prynwr tocynnau, rhoddwr neu gefnogwr Elusen Aloud. Gallai’r data hwn gynnwys:

• Tocynnau a brynwyd a phresenoldeb mewn digwyddiadau
• Manylion talu a hanes trafodion ariannol gyda ni
• Aelodaeth a statws rhoddwr
• Dewisiadau cysylltu
• Statws Cymorth Rhodd
• Manylion gohebiaeth a anfonwyd atoch, neu a dderbyniwyd oddi wrthych

Noder: os ydych yn archebu unrhyw beth gennym neu’n prynu unrhyw beth oddi wrthym ar-lein, caiff eich data ei brosesu gan drydydd parti, sydd â’i bolisi preifatrwydd ei hun. Dylech gyfeirio at y rhain i gael rhagor o fanylion.

Os ydych wedi prynu tocynnau i berfformiad oddi wrth un o’n lleoliadau partner a bod gennych bryderon am y data a ddarparwyd gennych yn ystod y trafodiad hwn, efallai y bydd angen i chi gysylltu â’r lleoliad yn uniongyrchol am hyn. Bydd gan bob lleoliad ei bolisi preifatrwydd ei hun ar ei wefan, a ddylai ddweud wrthych sut y gallwch gysylltu â nhw am hyn. Os y cewch broblemau gyda hyn, cysylltwch â ni a cheisiwn eich helpu i’ch rhoi ar ben ffordd.

Pan fyddwn yn gofyn i chi ddarparu eich gwybodaeth bersonol, byddwn yn rhoi gwybod i chi pam rydym yn gofyn, a sut y byddwn yn defnyddio eich data, drwy eich cyfeirio at y polisi hwn.

4. Sut rydym yn defnyddio eich data

I roi’r wybodaeth ddiweddaraf i chi  

Yn dibynnu ar eich perthynas ag Elusen Aloud, a’r dewisiadau rydych wedi’u nodi, gall data sydd gennym gael ei ddefnyddio i anfon gwybodaeth hyrwyddo, marchnata, aelodaeth neu godi arian i chi drwy’r post, dros y ffôn neu drwy ddulliau electronig. Gallai’r mathau hyn o gyfathrebu gynnwys:

• Rhoi’r wybodaeth sydd ei hangen arnoch i allu cymryd rhan yn ein gweithgareddau, fel amseroedd ymarfer, amseroedd y bydd bws yn eich casglu, lleoliad ymarfer, amseroedd a lleoliad digwyddiad
• Rhoi gwybod i chi am gynnyrch, gwasanaethau neu ddigwyddiadau eraill sy’n gysylltiedig ag Elusen Aloud, fel perfformiadau neu ddigwyddiadau sydd ar y gweill neu i roi gwybod am docynnau sydd ar gael
• Newyddion a diweddariadau am Elusen Aloud
• Gwybodaeth am ein hymgyrchoedd codi arian, gan gynnwys ceisiadau achlysurol wedi’u targedu i ystyried ein cefnogi mewn ffyrdd amrywiol.

Gallwch ddileu eich caniatâd i ni ddefnyddio eich data yn y modd hwn. Gallwch wneud hyn ar unrhyw adeg drwy gysylltu â [email protected]. Cofiwch na fyddwch yn gallu cymryd rhan yn ein gweithgareddau mwyach os byddwch yn dewis peidio â derbyn gwybodaeth amdanynt. Wrth gwrs, gallwch ddewis peidio â derbyn cyfathrebiadau marchnata ehangach neu beidio â chael eich llun wedi’i dynnu, ac ni fydd hyn yn effeithio ar eich perthynas â ni fel cyfranogwr.

I’ch cadw’n ddiogel

Os ydych yn gyfranogwr, aelod o staff neu wirfoddolwr, byddwn yn cadw data personol sensitif i allu sicrhau eich diogelwch a’ch llesiant wrth weithio gyda ni. Dim ond ar sail angen gwybod y caiff y wybodaeth hon ei dosbarthu i aelodau’r tîm, a dim ond i sicrhau eich bod yn ddiogel yn ein gweithgareddau y caiff ei defnyddio. Gallai hyn gynnwys sicrhau bod anghenion mynediad ychwanegol yn cael eu diwallu, bod rhywun y gallwn gysylltu â nhw os bydd argyfwng, bod eich gofynion dietegol yn cael eu bodloni, nad ydym yn peryglu eich iechyd yn ein gweithgareddau, eich bod yn gallu derbyn meddyginiaeth yn ôl yr angen.

I gyflawni ein rhwymedigaethau contractiol i chi  

Os ydych yn prynu nwyddau neu docynnau oddi wrth Elusen Aloud neu’n aelod cyflogedig o’r tîm, bydd angen i ni brosesu gwybodaeth amdanoch er mwyn caniatáu i ni gyflawni telerau ein contract gyda chi. Gallai hyn gynnwys anfon nwyddau i’ch cyfeiriad, cymryd taliad am wasanaethau, neu wneud taliadau i’ch cyfrif.

Cyflawni ein rhwymedigaethau contractiol i gyllidwyr neu noddwyr  

Rydym yn casglu data ar effaith ein gwaith. Gallai hyn gynnwys gwybodaeth monitro cydraddoldeb am gyfranogwyr, staff a gwirfoddolwyr yn ogystal â dyfyniadau ac astudiaethau achos am effeithiau ein gwaith. Mae rhywfaint o’r data hwn yn cael ei gasglu i sicrhau ein bod yn cydymffurfio â gofynion cyllidwyr ac yn cael ei rannu â’r rhai sy’n ein cefnogi. Gall rhywfaint o ddata, dyfyniadau ac astudiaethau achos hefyd gael eu defnyddio ar ein gwefan, mewn gohebiaeth gyffredinol â chefnogwyr, ac i gefnogi ceisiadau am gyllid yn y dyfodol. Mae’r holl ddata’n ddienw, oni bai bod ceisiadau penodol yn cael eu gwneud, yn achos gwrthrych data y mae modd eu hadnabod, i’r data hwn gael ei rannu. Mae llenwi ffurflen monitro cydraddoldeb neu rannu dyfyniadau ac astudiaethau achos â ni yn ddewisol ac ni fydd peidio â gwneud hynny yn effeithio ar eich perthynas â ni.

I gyflawni ein buddiannau cyfreithiol a/neu gyfreithlon  

Rydym yn casglu rhywfaint o ddata i’n helpu i gyflawni ein cyfrifoldebau ehangach a’n helpu i gynnal gwiriadau angenrheidiol yn ystod ein gwaith. Dim ond os oes rheswm cyfreithiol cymhellol dros wneud hynny y byddwn yn dosbarthu’r data hwn i drydydd parti. Gallai’r achosion hyn gynnwys digwyddiadau diogelu neu drafodion twyllodrus.

Rhannu data  

Nid ydym yn rhoi, gwerthu na masnachu data ein rhestr bostio i drydydd partïon.

Nid ydym yn rhannu eich data personol â chwmnïau allanol ac eithrio’r rhai a ddewiswyd i brosesu manylion ein cwsmeriaid at ddiben trafodion tocynnau neu roddion. Rydym wedi rhoi trefniadau contractiol ar waith gyda’r sefydliadau hyn i sicrhau bod eich data yn ddiogel ac yn cael ei ddiogelu bob amser. Dylai ceisiadau i wybodaeth gael ei chywiro neu ei dileu o’r systemau hyn gael eu gwneud yn uniongyrchol i [email protected].

5. Sut rydym yn storio eich data

Rydym yn storio eich data electronig gan ddefnyddio cronfeydd data diogel sydd wedi’u diogelu gan gyfrinair. Bydd rhywfaint o’ch data yn cael ei gadw ar systemau cwmwl. Rydym yn dewis systemau sydd â nodweddion diogelwch cryf a’r nodweddion amgryptio diweddaraf i helpu i atal mynediad heb awdurdod. Rydym yn gwybod nad yw trosglwyddo gwybodaeth drwy’r rhyngrwyd yn gwbl ddiogel, a byddwn yn gwneud ein gorau i ddiogelu eich data personol. Mae gennym Achrediad Cyber Essentials ar waith i gefnogi hyn.

Rydym yn storio unrhyw ddata papur mewn cwpwrdd diogel wedi’i gloi, a hynny mewn swyddfa wedi’i diogelu gan larwm.

Dim ond lle bo angen y caiff data ei argraffu, er mwyn ein galluogi i gynnal ein gweithgareddau mewn mannau lle nad oes mynediad hawdd at WiFi er enghraifft. Pan fydd hyn yn digwydd, caiff ei storio’n ddiogel gan aelod penodol o’r tîm a’i ddinistrio’n ddiogel pan nad oes ei angen mwyach.

Byddwn yn dinistrio’r rhan fwyaf o ddata yn ddiogel pan nad oes ei angen mwyach. Mae hyn fel arfer rhwng 6 a 36 mis ar ôl eich ymgysylltiad diwethaf â ni. Yr eithriad i hyn yw ein harchif o gyn-aelodau a all gynnwys eich enw, ffotograffau, recordiadau clywedol / gweledol o’ch amser gyda ni ac astudiaethau achos o effaith ein gwaith arnoch chi. Diben hyn yw cynnal cofnod o’n gwaith a’n heffaith dros y blynyddoedd.

6. Dolenni trydydd parti

Efallai y gwelwch ddolenni i drydydd partïon ar ein gwefan. Mae gan y gwefannau hyn eu polisïau preifatrwydd eu hunain y dylech eu gwirio. Nid ydym yn derbyn unrhyw gyfrifoldeb nac atebolrwydd am eu polisïau hwy gan nad oes gennym unrhyw reolaeth drostyn nhw. Mewn achosion pan fyddwn yn defnyddio gwefannau allanol sy’n cael eu darparu gan sefydliadau eraill fel Twitter, YouTube neu Facebook, yna byddem yn gofyn i chi droi at eu polisïau preifatrwydd hwy.

7. Eich hawliau o ran diogelu data

O dan gyfraith diogelu data, mae gennych hawliau cyfreithiol mewn rhai amgylchiadau i’r canlynol:

• Cael mynediad at eich data
• Newid neu gwblhau eich data
• Dileu eich data
• Cyfyngu ar brosesu eich data
• Gwrthwynebu i’ch data gael ei brosesu
• Trosglwyddo’r wybodaeth a roddoch i ni i sefydliad arall

Nid yw’n ofynnol i chi dalu unrhyw dâl am arfer yr hawliau hyn. Os byddwch yn gwneud cais, byddwn yn ymateb i chi o fewn 4 wythnos.

8. Sut i gysylltu â ni os ydych am ofyn unrhyw gwestiynau am y polisi hwn neu eich hawliau

Cyfeiriad: Swyddog Diogelu Data, (cyfeiriad)

Cyfeiriad E-bost [email protected] neu Rif Ffôn 02920 481715

9. Sut i wneud cwyn

Mae gennych hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) os ydych yn anhapus â’r ffordd rydym wedi defnyddio eich data. Gallwch wneud hyn drwy eu ffonio ar 0303 123 113 neu drwy eu gwefan Cwynion diogelu data | ICO

Ionawr 2023